یکی از نرم افزارهای مفید و مهم مجموعه آفیس اکسل است که عملیات ریاضی و همچنین مرتب سازی داده ها در جداول را بر اساس اعداد و مقادیر دیگر انجام می دهد. یکی از ابزارهایی که اکسل برای نوشتن فرمول در اختیار کاربران قرار می دهد، تابع است. توابع فرمول های از پیش نوشته شده ای هستند که یک، هیچ یا چند مقدار را به عنوان ورودی می گیرند، عملیاتی را انجام می دهند و یک، هیچ یا چند مقدار را برمی گردند. اکسل توابع از پیش تعریف شده زیادی دارد که یکی از آنها تابع vlookup است. در نظر بگیرید که رئیس شما از شما خواسته است که لیستی از کارمندان را با توجه به حقوق یا سایر اطلاعات آنها تهیه و به سرعت تحویل دهید. کاری که قرار است انجام دهید قطعاً یافتن این آمار و اطلاعات به صورت دستی عملی یا هوشمندانه نیست. در اینجا ما یک راه حل عملی را به شما ارائه می دهیم. از تابع VLOOKUP اکسل استفاده می کند. در این مقاله از سری مقالات آموزش اکسل به معرفی و بررسی تابع VLOOKUP می پردازیم. همچنین می توانید نحوه کار با این ویژگی را در ویدیوی بالای صفحه با یک مثال واقعی یاد بگیرید.
تعریف و کاربرد تابع VLOOKUP
در ساده ترین حالت، VLOOKUP یک تابع پایگاه داده است، به این معنی که با جداول پایگاه داده یا به زبان ساده تر، با لیستی از محتویات در کاربرگ های اکسل کار می کند. این محتوا می تواند لیستی از کارمندان، محصولات، مشتریان یا هر چیز دیگری باشد.
راهنمای استفاده از ویژگی VLOOKUP
تابع VLOOKUP زمانی استفاده می‌شود که می‌خواهیم یک جستجوی عمودی را در ستون اول یک منطقه از جدول پایه انجام دهیم و مقداری را در ستون دیگری از ردیفی که نتیجه پیدا می‌شود، بازیابی کنیم. چنین لیست هایی معمولاً برای هر مورد با یک شناسه منحصر به فرد استفاده می شود. توجه داشته باشید که این تابع زمانی قابل استفاده است که تابع “VLOOKUP” نام یا شناسه خاصی داشته باشد. به عنوان مثال، یک صفحه گسترده را در اکسل باز می کنیم. به عنوان مثال در فیلم معرفی نمونه صفحه مربوط به مشخصات دانشجویی یک واحد دانشگاهی وجود دارد.
- برای آزمایش فرمول VLOOKUP، ابتدا یک کد مورد صحیح را در یک سلول صفحه گسترده اکسل می نویسیم.
- در مرحله بعد سلولی را که می خواهیم توضیحات محصول را در آن نمایش دهیم انتخاب می کنیم. نکته مهم در اینجا این است که توضیحات باید در سلول دیگری نوشته شود که اکثر کاربران آن را اشتباه می دانند.
- بعد باید از قسمت insert قسمت formulas را انتخاب کنیم.
- در مرحله بعد روی تب insert function کلیک می کنیم.
- سپس دوباره قسمت جستجو را انتخاب می کنیم.
- در این قسمت کادر “Function Arguments” را باز می کنیم و لیستی از تمام پارامترهای مورد نیاز برای اجرای تابع VLOOKUP را به ما نشان می دهد.
در این قسمت به 3 پارامتر اجباری نیاز داریم که شامل موارد زیر خواهد بود:
1. شناسه منحصربفردی که به دنبال آن هستید چیست؟
2. مرکز داده یا پایگاه داده شما در کجا قرار دارد؟
3. چه اطلاعاتی مربوط به شناسه مورد نظر را می خواهید از پایگاه داده انتخاب کنید؟
پارامترهای پررنگ مورد نیاز هستند، پارامترهای سبکتر اختیاری هستند.
این پارامترها از بالا به پایین پر می شوند. سپس تابع ما باید بداند که کدام ویژگی خاص را باید جستجو کرد.
- روی گزینه اول از کادر کلیک کنید و سپس روی سلولی که کد مشخصه ما را در بر می گیرد کلیک کنید و کلید Enter را فشار دهید.
- بعد از اینکه مقدار این مشخصه را در قسمت مربوطه وارد کردیم به قسمت “Table_array” مراجعه می کنیم و به تابع VLOOKUP می گوییم که در کدام بخش یا پایگاه داده به دنبال مقدار مورد نظر بگردد.
- حال دیتابیس مورد نظر را انتخاب کرده و هدرهای مناسب را انتخاب می کنیم.
پس از فشردن کلید enter به قسمت بعدی می رویم که “Col_index_num” است و این قسمت برای مشخص کردن اطلاعاتی است که می خواهیم بعدا استفاده کنیم. به عنوان مثال، در مثال ویدیوی فعلی، می خواهیم مشخصات دانش آموز را بر اساس ستون “توضیحات” دریافت کنیم. می دانیم که پایگاه داده ستون دوم پایگاه داده ما است. حال در قسمت “Col_index_num” مقدار مورد نظر را وارد می کنیم.
در نهایت باید تصمیم بگیریم که آیا می خواهیم برای قسمت آخر نیز مقداری وارد کنیم یا خیر. این پارامتر به مقدار “True” یا “False” به معنای درست یا نادرست نیاز دارد. هنگام کار با پایگاه داده، باید مقدار را بر اساس توضیحات زیر مشخص کنیم:
اگر ستون اول پایگاه داده (یعنی ستونی که یک مشخصه منحصر به فرد دارد) بر اساس حروف الفبا یا عددی و به ترتیب صعودی مرتب شده باشد، می توان مقدار true یا خالی را به آن اختصاص داد. برعکس، اگر ستون اول مرتب نشده یا به ترتیب نزولی مرتب شده است، باید از مقدار “false” برای این پارامتر استفاده کنید.
حالا فرمول ما آماده است. و تمام اطلاعات لازم برای بدست آوردن اطلاعات مورد نظر را در تابع VLOOKUP وارد می کنیم. سپس بر روی گزینه “OK” کلیک کنید و می توانید توضیحات مورد مورد نظر را در سلول مربوطه مشاهده کنید.
مشکلات عملکردی vlookup در اکسل
مطمئنا این قابلیت مانند هر برنامه ای مشکلاتی دارد. در اینجا برخی از مشکلات و خطاهای تابع VLOOKUP وجود دارد:
1- خطا N/A
یکی از مهمترین مشکلات برنامه VLOOKUP در اکسل خطای N/A است. اگر مقداری را در محدوده پارامتر LOOKUP_VALUE وارد نکنید، یا اگر مقادیری را وارد کنید که در محدوده جستجو وجود ندارند، با این خطا مواجه خواهید شد.
بهتر است قبل از اتمام کار، ورودی های خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که درست وارد شده اند.
2- مشکل وارد کردن داده های عددی به صورت متنی
از جمله مشکلاتی که هنگام استفاده از این ویژگی مشاهده می شود، استفاده نادرست از “” در هنگام وارد کردن داده های عددی است. در این حالت، اکسل فرض می‌کند که داده‌های متنی است و این باعث از کار افتادن عملکرد می‌شود.
برای رفع این مشکل روی علامت زرد رنگی که ظاهر می شود و با کلیک بر روی آن می توانید بررسی کنید که آیا عدد به صورت متن نوشته شده است یا خیر و دلیل درست کار نکردن تابع نیز همین است.
3-خطا ارزش#
زمانی که طول داده کمتر از 255 کاراکتر باشد خطا رخ می دهد. برای حل این مشکل، داده ها باید کمتر از 255 کاراکتر باشند.
نمای کلی ویژگی ها vlookup
این تابع در برنامه اکسل جستجو را به صورت عمودی با شاخص و محدوده مورد نظر انجام می دهد. و به همین راحتی می توانید پارامتر را در فایل اکسل خود با توجه به سطر و ستون پیدا کنید.
در فیلم آموزشی موجود نمونه کار با تابع vlookup را مشاهده می کنید که مربوط به طراحی کارت دانشجویی با استفاده از این تابع می باشد. همچنین برای مشاهده نمونه های بیشتر، مقاله مربوطه را در وب سایت simpllearn بررسی کنید.